IT einfach erklärt

Was ist IT-Outsourcing? Und was ganz bestimmt nicht.

IT-Outsourcing hat ein Imageproblem. Viele verbinden damit anonyme Callcenter, endlose Warteschleifen oder einen IT-Dienstleister, der erst auftaucht, wenn bereits alles stillsteht. Die Realität sieht heute ganz anders aus.

Immer mehr Schweizer KMU entscheiden sich bewusst dafür, ihre IT ganz oder teilweise auszulagern. Nicht weil sie Verantwortung abgeben möchten, sondern weil sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen. Höchste Zeit also, mit den grössten Mythen rund um IT-Outsourcing aufzuräumen.

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• Was ist IT-Outsourcing? Und was nicht?
• 4 Mythen um IT-Outsourcing
• Woran erkennt man einen guten IT-Partner? 

Eine erfolgreich Fussballmannschaft besteht aus weit mehr als elf Spielern

Wenn man an Fussball denkt, stehen immer die elf Spieler auf dem Platz im Rampenlicht. Sie schiessen Tore, verteidigen und gewinnen Spiele. Was man hingegen kaum wahrnimmt, ist alles, was im Hintergrund passiert. Trainer, Physiotherapeuten, Analysten, Betreuer und viele weitere sorgen dafür, dass die Mannschaft ihre Leistung abrufen kann.

Niemand würde erwarten, dass der Stürmer nebenbei den Rasen mäht oder die Trikots wäscht. Mit der IT verhält es sich erstaunlich ähnlich. Viele Unternehmen erwarten von ihrer internen IT, dass sie Arbeitsplätze bereitstellen, Cyberangriffe verhindern, Netzwerke betreiben, Cloud-Lösungen einführen, Support leisten, neue Standorte anbinden und ganz nebenbei auch noch die Digitalisierung vorantreiben.

Genau deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für ein IT-Outsourcing. Nicht, weil sie Verantwortung abgeben möchten, sondern weil sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren möchten.

• Schon gewusst? Auch die besten Fussballmannschaften gewinnen selten nur wegen ihrer Startelf. Sie gewinnen, weil hinter den Kulissen viele Menschen dafür sorgen, dass sie top fit sind und auf dem Platz alles funktioniert. Mit der IT ist es nicht anders.

Was ist IT-Outsourcing? Einfach erklärt.

Der Begriff «IT-Outsourcing» klingt oft komplizierter, als er tatsächlich ist. Vereinfacht gesagt überträgt ein Unternehmen einzelne oder auch sämtliche Aufgaben rund um seine IT an einen externen IT-Dienstleister.

Das kann beispielsweise den Betrieb der IT-Infrastruktur, den Support, Cyber Security, Microsoft 365 oder das Netzwerk umfassen. Sie bestimmen dabei nach wie vor die Richtung, treffen die strategischen Entscheidungen und setzen die Prioritäten. Der IT-Dienstleister sorgt dafür, dass die IT zuverlässig funktioniert, sicher betrieben wird und sich kontinuierlich mit dem Unternehmen weiterentwickelt.

Viele Unternehmen arbeiten heute ganz selbstverständlich mit externen Spezialisten zusammen – etwa in der Buchhaltung, bei rechtlichen Fragen oder im Treuhandbereich. Nicht, weil ihnen diese Themen unwichtig wären, sondern weil Fachpersonen sie professionell und effizient unterstützen.

Mit der IT ist es ganz ähnlich. Werden einzelne Bereiche laufend von einem externen Dienstleister betreut, spricht man von Managed Services. Sie bilden für viele Unternehmen den Einstieg in ein umfassenderes IT-Outsourcing. Trotzdem halten sich rund um das Thema bis heute einige hartnäckige Mythen. Zeit, sie genauer anzuschauen.

Mythos 1: «Mit IT-Outsourcing verlieren wir die Kontrolle»

Dieser Mythos gehört vermutlich zu den häufigsten. Gleichzeitig ist er eines der grössten Missverständnisse. Denn gutes IT-Outsourcing bedeutet nicht, Verantwortung abzugeben. Vielmehr bedeutet es, Verantwortung gemeinsam zu tragen. Sie bestimmen weiterhin die Strategie. Sie definieren die Ziele. Sie entscheiden, welche Technologien eingesetzt werden und welche Prioritäten Ihr Unternehmen verfolgt.

Ein guter IT-Partner nimmt Ihnen diese Entscheidungen nicht ab. Er sorgt jedoch dafür, dass Sie sich nicht mehr mit Passwörtern, Druckerproblemen oder Serverwarnungen beschäftigen müssen. Sie behalten also die Kontrolle, gewinnen gleichzeitig aber etwas viel Wertvolleres zurück: Zeit. Zeit für Ihre Kunden, Zeit für Ihre Mitarbeitenden und Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Oder anders gesagt: Der Fussball-Trainer entscheidet weiterhin über die Taktik. Den Rasen muss er deshalb trotzdem nicht persönlich mähen.

• Keine Sorge: Selbstverständlich bleibt auch Ihr WLAN-Passwort weiterhin Ihr Geheimnis. Auch wenn wir vermutlich ein etwas stärkeres empfehlen würden.

Mythos 2: «Unser IT-Support sitzt dann irgendwo am anderen Ende der Welt»

Viele Menschen verbinden IT-Outsourcing nach wie vor mit anonymen Hotlines. Mit Warteschleifen, mit ständig wechselnden Ansprechpartnern und mit Menschen, die Ihr Unternehmen überhaupt nicht kennen.

Das mag es geben. Modernes IT-Outsourcing muss jedoch nicht so aussehen. Gerade für Schweizer KMU wird Nähe immer wichtiger – sowohl geografisch als auch menschlich. Ein guter IT-Partner kennt Ihre Mitarbeitenden, Ihre Prozesse und Ihre IT-Landschaft. Er versteht auch, weshalb gewisse Anwendungen für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind. Denn eine gute Zusammenarbeit entsteht nicht durch möglichst grosse Distanz, sondern durch Vertrauen. Und Vertrauen entsteht durch Menschen. Nicht durch Tickets.

• Kleine Denkfrage: Würden Sie lieber mit jemandem sprechen, der Ihr Unternehmen seit Jahren kennt? Oder jedes Mal wieder von vorne erklären müssen, warum der Drucker im Lager wichtiger ist als der Drucker im Sitzungszimmer?

Mythos 3: «IT-Outsourcing ist doch nur etwas für Grossunternehmen»

Dieser Satz hält sich erstaunlich hartnäckig. Das liegt vermutlich daran, dass viele beim Begriff «IT-Outsourcing» an internationale Konzerne mit mehreren tausend Mitarbeitenden denken. Dabei profitieren gerade KMU oft besonders davon. Warum? Weil grosse Unternehmen meist über eigene Spezialisten für Netzwerk, Cyber Security, Microsoft 365 oder Cloud verfügen.

Ein KMU hingegen hat häufig eine oder zwei Personen, die alles gleichzeitig betreuen müssen. Support, neue Arbeitsplätze, Firewall, Backup, Telefonie, Cyber Security, Microsoft 365, neue Projekte. Und wenn zwischendurch noch der Drucker streikt, landet auch dieser irgendwann auf derselben To-do-Liste. Das funktioniert oft erstaunlich lange. Bis das Unternehmen wächst, neue Sicherheitsanforderungen hinzukommen oder die eine Person Ferien hat.

IT-Outsourcing bedeutet deshalb nicht, die eigene IT zu ersetzen. Vielmehr bedeutet es, das interne Team dort zu ergänzen, wo zusätzliche Kapazitäten oder spezielles Know-how benötigt werden. Gerade deshalb entscheiden sich heute viele KMU bewusst für einen externen IT-Dienstleister. Nicht, weil sie zu wenig IT haben, sondern weil ihre IT für den Unternehmenserfolg inzwischen zu wichtig geworden ist.

• Schon gewusst? Viele KMU lagern ihre IT nicht vollständig aus. Oft beginnen sie mit einzelnen Bereichen wie Netzwerk, Microsoft 365 oder IT-Security und erweitern die Zusammenarbeit dann Schritt für Schritt.

Mythos 4: «IT-Outsourcing können wir uns sowieso nicht leisten»

Interessanterweise stellen viele Unternehmen genau die falsche Frage. Sie fragen: «Was kostet IT-Outsourcing?» Dabei wäre eine andere Frage viel spannender: «Was kostet uns unsere heutige IT eigentlich wirklich?»

Denn die monatliche Rechnung eines IT-Dienstleisters ist nur ein Teil der Wahrheit. Zur internen IT gehören auch Kosten für Weiterbildungen, Stellvertretungen, Rekrutierung, ungeplante Investitionen, Produktivitätsverluste sowie die Zeit der Mitarbeitenden und Ausfälle. Und nicht zuletzt: die Zeit, die die Geschäftsleitung regelmässig in operative IT-Themen investiert.

IT-Outsourcing macht die IT deshalb nicht automatisch günstiger. Das wäre ein zu einfaches Versprechen. Ein guter IT-Partner macht die IT jedoch häufig planbarer. Verantwortlichkeiten werden klar geregelt. Leistungen werden definiert. Investitionen können frühzeitig geplant werden. Überraschungen treten seltener auf. Gerade für CEOs und CFOs ist das oft wertvoller als der niedrigste Preis.

• Self-Check: Die entscheidende Frage lautet nicht: «Was kostet uns ein externer IT-Dienstleister?» Sondern: «Was kostet uns ein zuverlässiger IT-Betrieb insgesamt?»

Vier Mythen. Vier Vorurteile. Und vermutlich haben Sie bei mindestens einem davon gedacht: «Das habe ich tatsächlich auch schon einmal gehört.»

Modernes IT-Outsourcing hat mit diesen Vorstellungen oft nur wenig gemeinsam. Es geht nicht mehr darum, möglichst viel IT auszulagern. Es geht darum, die richtigen Aufgaben den richtigen Spezialisten zu überlassen. 

In unserem Kurzvideo zeigen wir, warum hinter einer erfolgreichen Mannschaft weit mehr steckt als die elf Spieler auf dem Platz – und weshalb modernes IT-Outsourcing nach demselben Prinzip funktioniert.

Woran erkennt man einen guten IT-Partner?

Die Antwort ist erstaunlich einfach: Man merkt, dass er sich wie ein Teil des eigenen Unternehmens verhält. Ein guter IT-Partner kennt sich nicht nur mit Ihren Servern oder Microsoft 365 Lizenzen aus. Er kennt Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden und vor allem Ihre Ziele. Er denkt mit, plant voraus, spricht verständlich statt in Fachbegriffen und entwickelt Ihre IT gemeinsam mit Ihnen weiter.

Und wenn doch einmal etwas passiert, übernimmt er Verantwortung, anstatt die Schuld zwischen Herstellern oder Lieferanten hin- und herzuschieben.

Denn als Geschäftsleitung interessiert es Sie am Ende herzlich wenig, wer für ein Problem verantwortlich ist. Sie möchten vor allem, dass es gelöst wird. Genau das unterscheidet einen Dienstleister von einem echten Partner. Ein Dienstleister erledigt Aufträge – ein Partner denkt mit.

• Self-Check: Würde Ihr aktueller IT-Dienstleister Sie anrufen, wenn ihm ein Risiko auffällt, auch wenn Sie ihn gar nicht danach gefragt haben? Falls ja, spricht vieles für eine echte Partnerschaft. Falls nicht, erhalten Sie möglicherweise nur Support, aber noch keine Beratung.

So leben wir IT-Outsourcing bei arcade

Wenn ein Kunde bei uns anruft, landet er nicht in einem anonymen Callcenter. Er spricht mit Menschen aus Luzern, die sein Unternehmen und seine IT-Landschaft kennen. Sie sind regelmässig vor Ort und arbeiten oft schon seit Jahren mit ihm zusammen.

Für uns beginnt IT-Outsourcing deshalb weder mit einem Ticket noch mit einer Offerte. Sondern mit einer Frage: «Was möchten Sie mit Ihrer IT eigentlich erreichen?» Erst wenn wir diese Antwort kennen, sprechen wir über Technologien. Denn gute IT beginnt nie bei Produkten, sondern immer beim Unternehmen.

• Keine Sorge: Wir werden weder ungefragt Ihre Kaffeemaschine noch Ihren Lieblingsdrucker austauschen. Und nein, wir ziehen auch nicht dauerhaft in Ihr Sitzungszimmer ein. Wir sorgen lediglich dafür, dass Ihre IT zuverlässig mitspielt.

Fazit: Die besten Mannschaften gewinnen nie allein

Im Fussball spricht am Ende fast jeder über den Torschützen. Kaum jemand spricht über den Physiotherapeuten, den Materialwart oder den Betreuer. Dabei wären viele Siege ohne sie gar nicht möglich.

Mit der IT ist es nicht anders: Sie soll Ihr Unternehmen nicht ins Rampenlicht stellen. Sie soll dafür sorgen, dass Sie erfolgreich arbeiten können. Unauffällig und zuverlässig – jeden einzelnen Tag. 

Die eigentliche Frage lautet vielleicht gar nicht: «Was ist IT-Outsourcing?», sondern «Wer kümmert sich eigentlich darum, dass unser Unternehmen morgen genauso zuverlässig arbeiten kann wie heute?». Wenn die Antwort darauf lautet: «Darüber haben wir ehrlich gesagt noch nie richtig nachgedacht», dann lohnt es sich vielleicht genau jetzt, einen genaueren Blick darauf zu werfen. Nicht auf Ihre Server und Ihre Firewall, sondern auf die Rolle, die Ihre IT heute für Ihr Unternehmen spielt. 

Denn vielleicht braucht Ihr Unternehmen gar kein vollständiges IT-Outsourcing. Vielleicht braucht es einfach den richtigen Partner an den richtigen Stellen.