Erfolgsgeschichte

IT-Outsourcing: Wegtreu AG startet mit arcade erfolgreich durch

Es war ein Start unter Hochdruck: Als sich das neugegründete Treuhandunternehmen Wegtreu für unser IT-Outsourcing entschied, blieben uns nur drei Monate bis zum Go-Live. In dieser kurzen Zeit bauten wir nicht nur eine komplett neue IT-Infrastruktur auf, sondern meisterten auch ein komplexes Migrationsprojekt. Gut, dass wir bei arcade für solche Challenges gerüstet sind.

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• Migration der Kundendaten
• Ganzheitliches IT-Outsourcing
• IT-Outsourcing: Leistungen im Überblick

Ausgangslage: Neuanfang mit hohen Anforderungen

Manchmal muss man mit dem Alten brechen, damit Neues entstehen kann. Das denkt sich auch Thomas Saxer, als er im Jahr 2024 beschliesst, das von ihm gegründete und inzwischen von mehreren Aktionären geführte Treuhandbüro zu verlassen und ein neues Treuhandunternehmen aufzubauen. Es ist die Geburtsstunde der Wegtreu AG. 

Doch Saxer macht diesen Schritt nicht allein: Sein bisheriges Team geht mit ihm mit und auch viele seiner Kunden beschliessen, sich in Zukunft von Wegtreu betreuen zu lassen. Neben einem neuen Büro brauchte das junge Unternehmen auch eine vollständig neue IT – und zwar schnell. 

«Wir wollten mit einem neuen IT-Partner in das Abenteuer starten», erinnert sich Reto Felder, ein langjähriger Weggefährte von Saxer. «Aber wir waren etwas unter Zeitdruck. Denn es war bereits Ende Juli, als wir zum ersten Mal mit arcade zusammengesessen sind – und bereits am 1. November mussten sämtliche Daten verfügbar sein und die gesamte IT-Infrastruktur reibungslos funktionieren.» 

Gut, dass wir bei arcade für solche Challenges leben. «Wir haben Wegtreu aufgezeigt, wie das IT-Outsourcing bei uns aussieht: vom Business-Internet über gemanagte Endgeräte und Netzwerke bis hin zu einer hybriden Cloud-Lösung», erinnert sich unser Projektleiter Fabian Näf. «Ausserdem haben wir eine Roadmap für die Migration der Kundendaten vorgelegt – das heikle Herzstück dieses Projekts. Wegtreu hat unserem Plan vertraut. Und so war die Zusammenarbeit beschlossene Sache.» 

Wegtreu AG

Wegtreu berät und begleitet Unternehmen, öffentliche Körperschaften und Privatpersonen in allen Fragen rund um Buchführung und Steuern – vom Einrichten einer teilautomatisierten Buchhaltung über die komplette Lohnadministration bis hin zur Optimierung der Steuerlast oder der eingeschränkten Revision der Jahresrechnung.

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Projekt: Neue IT-Infrastruktur und Migration der Kundendaten

Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Go-Live blieben weniger als drei Monate Zeit. Also machten sich unsere Engineers sofort an die Arbeit: «Wir bauten eine komplett neue IT-Landschaft auf», so Fabian Näf. «Jeder Arbeitsplatz wurde mit Notebook und Bildschirm ausgestattet. Wir richteten die Netzwerke ein, stellten das Business-Internet und die Teams-Telefonie bereit, bauten einen lokalen Server für bestimmte Anwendungen auf und schlossen die Umgebung an unsere Private Cloud an.»

Die grösste Herausforderung war jedoch die Migration der Kundendaten. Da Wegtreu einen Teil der Kunden des alten Treuhandbüros übernahm, mussten auch deren Daten ins neue System übertragen werden. Besonders wichtig: Die Kundenseiten in Microsoft Teams sollten auch in Zukunft in dieser Form weitergeführt werden. Ein einfaches Kopieren war jedoch nicht möglich. Denn die Daten mussten neu strukturiert und mit anderen Berechtigungen in die neue SharePoint- bzw. Teams-Umgebung migriert werden. 

«Beim Migrationsprojekt hatten wir schon etwas Nervenflattern – schliesslich hing davon ab, ob wir unsere Kunden bei Wegtreu ab Tag eins reibungslos betreuen konnten», erinnert sich Reto Felder. «Die verschiedenen Abhängigkeiten waren ein grosser Unsicherheitsfaktor: Das alte Treuhandbüro und dessen IT-Partner mussten mitspielen. Dank der guten Koordination und Kommunikation von arcade hat am Ende alles geklappt – am ersten Arbeitstag konnten wir auf sämtliche Kundendaten zugreifen.»

Lösung: Ganzheitliches IT-Outsourcing aus einer Hand

Wegtreu hat sich für ein ganzheitliches IT-Outsourcing entschieden und bezieht alle Leistungen aus einer Hand. Für das Hochdorfer Treuhandunternehmen ergeben sich daraus drei entscheidende Vorteile:

• Ein einziger Ansprechpartner für alles: «Da wir sämtliche IT-Leistungen bei arcade beziehen, haben wir auch nur noch einen Ansprechpartner. Das ist ein grosser Vorteil», freut sich Reto Felder. «Ausserdem schätzen wir es, dass wir bei arcade keine Nummer sind. Seit Beginn der Zusammenarbeit begegnen uns die IT-Experten freundschaftlich und auf Augenhöhe – und sie kümmern sich immer sofort um unsere Anliegen.»

• Flexibilität durch Selbstständigkeit: Wegtreu ist es ein grosses Anliegen, gewisse Aufgaben eigenständig erledigen zu können, statt für jede kleine Anpassung die Engineers von arcade kontaktieren zu müssen. Genau diese Flexibilität bietet die neue Lösung: «Mit dem arcade Teams Manager können wir neue Kundenseiten in Microsoft Teams selbst anlegen oder bestehende unkompliziert anpassen. Früher mussten wir uns dafür immer an den IT-Partner wenden – das war umständlich und kostete Zeit. Heute geht das zackig. Für uns ist diese pragmatische Lösung ein grosses Plus», so Reto Felder.

• Standardisierung und transparente Kosten: «Für uns ist es entscheidend, jederzeit den Überblick über die IT-Ausgaben zu behalten», sagt Reto Felder. Deshalb setzt Wegtreu auf standardisierte Leistungen im Abo-Modell mit klar definierten Preisen. So weiss das Treuhandunternehmen genau, womit es rechnen kann. «Diese Lösung gibt uns gleich doppelt Sicherheit», erklärt Reto Felder. «Einerseits wissen wir stets, welche Kosten auf uns zukommen, andererseits können wir unsere IT problemlos mit dem Unternehmen mitwachsen lassen.»

IT-Outsourcing für Wegtreu: Leistungen im Überblick

Microsoft 365 Cloud Management
Wir verwalten für Wegtreu die komplette Microsoft-365-Umgebung – mit Outlook, SharePoint und Teams. Alle Daten werden regelmässig gesichert (Backup 365), sodass nichts verloren geht. Mit dem arcade Teams Manager kann Wegtreu neue Kundenseiten selbst einrichten oder bestehende anpassen – ganz ohne Umweg über den IT-Support.

Device Management
Notebooks und alle weiteren Arbeitsgeräte werden zentral über die Cloud verwaltet und bei Bedarf vor Ort betreut. Updates, Sicherheitseinstellungen und Support laufen im Hintergrund, sodass die Mitarbeitenden jederzeit reibungslos arbeiten können.

Connectivity
Ob im Büro oder unterwegs – mit Business-Internet, Network as a Service und WLAN as a Service ist Wegtreu jederzeit schnell und stabil online. Über eine sichere Verbindung können die Mitarbeitenden ortsunabhängig auf sämtliche Treuhandanwendungen zugreifen.

IT-Security
Wir schützen die Systeme von Wegtreu mit Firewalls, gesicherten Zugängen und Passwort-Management. So bleiben die hochsensiblen Daten zuverlässig vor Angriffen von aussen geschützt.

Kommunikation
Mit Teams-Telefonie und mobilen Datenabos für Notebooks bleiben die Mitarbeitenden jederzeit erreichbar – flexibel, egal ob im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen.

Support und Wartung
Ein zentraler Service Desk, proaktive Betreuung und regelmässige Updates stellen sicher, dass die IT jederzeit stabil läuft. Wenn Fragen auftauchen, reagiert unser Support-Team schnell und persönlich.