Moderne Datenablage: Erfolgreiche Migration vom lokalen Server in die Cloud
Weg vom lokalen Fileserver – hin zu einer modernen Datenablage in der Cloud. Immer mehr Unternehmen folgen diesem Trend. Sie fördern dadurch die Kollaboration und ein dynamisches, ortsunabhängiges Arbeiten. Doch die Umstellung auf eine moderne Datenablage ist nicht ohne. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte.
Mitarbeitende wollen heute von überall auf Daten zugreifen und gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können. Plattformen wie SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams sind deshalb in vielen Unternehmen zu zentralen Pfeilern geworden. Denn sie ermöglichen den Mitarbeitenden nicht nur ein flexibles, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, sondern fördern auch die Zusammenarbeit im Team.
Trotz all dieser Vorteile: Viele Firmen zögern, sich von ihren lokalen Fileservern zu verabschieden und auf eine moderne, cloudbasierte Datenablage umzusteigen. Michael Wenger, unser Experte und Head of Digital Workspace, erklärt diese Zurückhaltung so: «Die Migration von Daten in die Cloud ist kein einfaches Lift-and-Shift-Projekt. Sie birgt einige Knackpunkte und muss sorgfältig geplant werden.» Deshalb begleiten wir bei arcade unsere Kunden Schritt für Schritt und schaffen gleich zu Beginn ein Grundverständnis dafür, was eine moderne Datenablage überhaupt ist.
Was ist eine moderne Datenablage?
Eine moderne Datenablage ist cloudbasiert und über das Internet jederzeit, von überall her und mit jedem Endgerät zugänglich (sofern das die Sicherheitsbestimmung zulassen). Sie ermöglicht es Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Daten zu teilen, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und effizient zu kommunizieren. Die wohl bekannteste Datenablage ist SharePoint von Microsoft. Sie dient auch als zentrale Datenablage für Microsoft Teams, indem es den Speicherort für Dateien und Dokumente bereitstellt, die in Teams geteilt werden.
«Gegenüber SharePoint und Microsoft Teams hat der normale Datei-Explorer mit den gelben Ordnern – im Fachjargon auch Netzlaufwerk genannt – nur beschränkte Möglichkeiten», erklärt Michael Wenger. Die traditionellen, lokalen Fileserver können mit den steigenden Anforderungen an Flexibilität und Zugänglichkeit in der heutigen Geschäftswelt kaum noch Schritt halten. So ist die klassische Ablage mit der Baumstruktur längst ein Auslaufmodell geworden.
Mit der Einführung von Microsoft Office 365 hat sich die Hinwendung zu cloudbasierten Datenablagen und Kollaborationsplattformen verstärkt. Heute steht nicht mehr die Datenstruktur im Zentrum (links), sondern die Zusammenarbeit in themen- oder projektbezogenen Arbeitsräumen (rechts). Diese Arbeitsräume basieren nicht nur auf einer modernen Datenablagen, sie bieten auch Zugriff auf zahlreiche nützliche Applikationen.
Erklärung: Fileserver, OneDrive und SharePoint
Fileserver: Ein Server, der Daten zentral speichert und über ein Netzwerkfreigabesystem (Fileshare) zur Verfügung stellt. Mitarbeitende können über ein Netzlaufwerk auf diese Daten zugreifen.
OneDrive: Ein cloudbasierter Speicherdienst von Microsoft, der als persönliche Datenablage dient, vergleichbar mit einem Home-Laufwerk auf einem lokalen Server. OneDrive ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Dateien von überall und sichert Daten in der Cloud.
SharePoint Online: Eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit, die das Speichern, Organisieren und Teilen von Daten erleichtert. SharePoint Online dient nicht nur als zentrale Datenablage für Microsoft Teams, es wird auch häufig als Intranet-Plattform genutzt, um Unternehmensinformationen, Nachrichten und Ressourcen zentral zu verwalten.
Vorteile einer modernen Datenablage
Einige Vorteile von SharePoint und Microsoft Teams haben wir eingangs bereits erwähnt: Etwa die Möglichkeit, auf Daten jederzeit, von überall und mit jedem Endgerät zuzugreifen. Oder die verbesserten Kollaborationsmöglichkeiten durch das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten. Darüber hinaus bieten moderne Datenablagen auch Vorteile, die weniger die Mitarbeitenden, sondern direkt das Unternehmen betreffen:
- Skalierbarkeit: Eine moderne Datenablage ist skalierbar und wächst mit Ihrem Unternehmen. So können Unternehmen beispielsweise den Speicherbedarf nach ihren Bedürfnissen anpassen.
- Kosteneffizienz: Dank der Skalierbarkeit müssen Unternehmen nicht in physische Infrastruktur investieren – dadurch sparen Sie Kosten.
- Datensicherheit: Eine moderne Datenablage bietet fortschrittliche Sicherheitsmassnahmen zum Schutz vor Datenverlust und Cyberangriffen.
- Datenverwaltung: Die Versionierung von Dokumenten verhindert es, dass Daten durch Überschreiben verloren gehen oder dass Versionen doppelt oder mehrfach abgelegt werden.
- Zugriffsrechte: Auf modernen Datenablagen können Unternehmen die Zugriffsrechte ganz einfach verwalten. So stellen sie sicher, dass sensible Informationen geschützt bleiben, während gleichzeitig die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern gefördert wird.
- Suchfunktionen: Moderne Datenablagen bieten ausgefeilte Suchwerkzeuge, die es ermöglichen, benötigte Informationen schnell zu finden und effektiv zu verwalten.
Zudem hat die Implementierung einer modernen Datenablage auch einen positiven Nebeneffekt, erklärt Michael Wenger: «Wer sich für eine Migration der Daten entschiedet, verbessert in diesem Prozess immer auch die Qualität seiner Daten. Denn bevor die Daten migriert werden, müssen sie gesichtet und aufgeräumt werden. Veraltete Dokumente werden archiviert oder gelöscht.»
Sind Sie bereit für den Kulturwandel?
Umstellung auf eine moderne Datenablage – Kulturwandel inklusive
Die Migration zu einer modernen Datenablage bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Eine sorgfältige Planung, die Umstellung der Arbeitsprozesse und die Schulung der Mitarbeitenden sind lediglich drei von vielen entscheidenden Schritten, um den Übergang erfolgreich zu gestalten. Die Einführung von SharePoint und Microsoft Teams ist also weit mehr als nur eine technische Veränderung – sie ist vielmehr ein tiefgreifender Wandel in der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und ihre Daten nutzen und verwalten.
Weil die Umstellung vom Fileserver auf die Datenablage in der Cloudeinen Kulturwandel in den Unternehmen mit sich bringt, ist die Einführung einer modernen Datenablage immer auch ein Change-Thema: «Die Mitarbeitenden müssen auf diesem Weg geschult und begleitet werden – nicht zuletzt, um Widerstände abzubauen und den positiven und professionellen Umgang mit der neuen Datenablage zu fördern», erklärt Michael Wenger.
Diese Begleitung nehmen wir bei arcade sehr ernst. Deshalb durchlaufen unsere Kunden am Anfang des Migrationsprojekts einen Awareness-Workshop. «Darin bereiten wir sie auf den Kulturwandel vor und machen sie mit dem Konzept einer modernen Datenablage vertraut», erklärt Michael Wenger. «Wir thematisieren die Vorteile einer modernen Datenablage, aber auch die Ziele, das Konzept und die neue Informationsstruktur – und natürlich auch die Herausforderungen bei der Migration und die Limitationen der modernen Datenablage. So wissen die Kunden von Anfang an, was die Umstellung mit sich bringt.»
Konzept einer modernen Datenablage: Informationsarchitektur und Governance
Bevor wir die Daten unserer Kunden auf SharePoint migrieren, entwickeln wir gemeinsam mit ihnen eine neue Informationsarchitektur. Denn oft ist es nicht praktikabel, die ursprüngliche Datenstruktur eins zu eins zu übernehmen.
«Es ist zielführender, einen sauberen Schnitt zu machen, neue Regeln und Richtlinien festzulegen – und sich nach der Migration daran zu halten. Dazu gehört zum Beispiel auch, die Datenstruktur etwas flacher zu gestalten und alten Datenmüll regelmässig auszumisten», erklärt Michael Wenger.
Informationsarchitektur
Ein wichtiger Bestandteil einer modernen Datenablage ist eine clevere Informationsarchitektur – die Struktur der Ablage auf SharePoint und Microsoft Teams. In Teams definieren wir gemeinsam mit unseren Kunden verschiedene Arbeitsraumtypen. Empfehlenswert ist beispielsweise die Aufteilung in Organisationseinheiten (O), Projekte (P) und Themen (T). In diesen Arbeitsräumen lassen sich dann verschiedene Kanäle anlegen. Für die Organisationseinheit «Marketing» wären das zum Beispiel die Kanäle «Allgemein», «Strategie», «Zielgruppe», «Budget», «Kernbotschaften» und so weiter.
Die Definition von Arbeitsraumtypen und Kanälen ist ein entscheidender Schritt bei der Organisation der Datenablage. Um zu verhindern, dass Arbeitsräume und Kanäle beliebig angelegt werden, braucht es Richtlinien, die in der Data-Governance-Strategie festgehalten werden.
Mit diesem Wissen im Gepäck und mit unserer Unterstützung entwickeln unsere Kunden eine neue Informationsarchitektur: Sie überlegen sich, welche Arbeitsraumtypen sie brauchen, welche Arbeitsräume und welche Kanäle. Danach bilden wir diese Strukturen in einer Testumgebung ab – und machen gemeinsam den Feinschliff. Ist dieser Schritt abgeschlossen, folgt die Ausarbeitung der Data-Governance-Strategie.
Data-Governance
Entscheidend für den Erfolg einer modernen Datenablage ist eine klare Data-Governance-Strategie. Sie definiert die Richtlinien, die eine geregelte Datenhaltung sicherstellen. «Die Data-Governance sorgt dafür, dass die Daten den relevanten Anforderungen genügen. So müssen sie zum Beispiel leicht auffindbar und jederzeit verfügbar sein sowie geschützt und vertraulich bleiben», erklärt Michael Wenger.
Um das zu gewährleisten, nutzen wir bei arcade einen Teams-Manager, der die Daten-Governance regelt und kontrolliert. Dieses Tool überwacht unter anderem folgende Aspekte:
Namenskonventionen:
Namenskonventionen sind Regeln für die einheitliche Benennung von Dateien und Daten. Sie gewährleisten eine gewisse Konsistenz und Ordnung in der Datenhaltung und erleichtern das Auffinden und die Verwaltung der Daten.
Ordnerstrukturen:
Sie definieren eine Struktur für die Speicherung von Dateien und Daten. Eine klare und logische Ordnerstruktur erleichtert das Navigieren und Verwalten von Datenbeständen.
Synchronisationsregeln:
Diese Regeln bestimmen unter anderem, ob es erlaubt ist, die Daten auf SharePoint mit einem beliebigen Gerät zu synchronisieren – zum Beispiel mit dem privaten Computer. Oft ist es aus Gründen des Datenschutzes und der Sicherheit sinnvoll, die Synchronisation nur auf vom Unternehmen verwalteten Geräten zuzulassen.
Zugriffsberechtigungen:
Sie legen fest, welche Nutzer oder Gruppen auf bestimmte Daten zugreifen dürfen. Indem nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten, wird die Datensicherheit gewährleistet.
Regeln für die Eröffnung neuer Arbeitsräume:
Diese Vorgaben steuern, unter welchen Bedingungen in Microsoft Teams neue Arbeitsräume erstellt werden dürfen. Sie helfen, Wildwuchs zu vermeiden und die Datenablage übersichtlich zu halten.
Lifecycle-Management:
Das Lifecycle-Management umfasst Richtlinien für die Archivierung, Speicherung und gegebenenfalls Löschung von Daten. Dadurch kann die Datenablage stets aktuell gehalten werden.
Gastzugang für externe User:
Diese Richtlinien regeln den temporären Zugriff für externe Nutzer wie Partner oder Kunden. Sie stellen sicher, dass Gäste nur auf die für sie relevanten Daten zugreifen können, ohne die Datensicherheit zu gefährden.
Mit einer nicht zu restriktiven und gleichzeitig nicht zu laschen Data-Governance setzen Unternehmen die Leitplanken für den Umgang mit der neuen Datenablage: «Innerhalb dieser Leitplanken haben die Mitarbeitenden immer noch genug Raum, um die Datenablage nach ihren Bedürfnissen zu gestalten. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt», so Michael Wenger.
Migration der Daten
Nachdem die alte Datenablage auf dem Fileserver bereinigt ist, die zu migrierenden Daten ausgewählt sind und eine neue Informationsarchitektur entwickelt wurde, steht der Datenmigration nichts mehr im Weg. «Der Transport der Daten vom alten Fileserver ist ein klar geregelter Prozess: Wir bauen eine Matrix auf und legen fest, was die Quelle und was der Zielort ist. So migrieren wir die Ordner und Daten zuverlässig von A nach B», erklärt Michael Wenger den Migrationsprozess.
Der alte Fileserver wird dann in den schreibgeschützten Modus geschaltet (read only). So können die Daten zwar noch eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Das gibt vielen Unternehmen die Sicherheit, dass keine relevanten Daten verloren gehen.
Ist die Migration abgeschlossen, beginnen die Mitarbeitenden, mit der neuen Ablage zu arbeiten. Jetzt geht es darum, sich zurechtzufinden und auszuprobieren. Damit dieser Prozess im Unternehmen geordnet abläuft und keine negativen Folgen für die neue Datenablage hat, sollten folgende vier Tipps für eine saubere Datenablage auf Microsoft Teams beachtet werden:
4 Praxistipps für eine saubere Datenablage auf Microsoft Teams:
1. Verantwortlichkeit regeln: Für jeden Arbeitsraum in Teams sollte eine Person bestimmt werden, die für die Pflege der Datenablage verantwortlich ist.
2. Teams-Manager nutzen: Unser Teams-Manager ist ein nützliches Instrument, um die Data-Governance zu regeln. Dazu zählen Namenskonventionen, Zugriffsrechte, Genehmigungen für neue Arbeitsräume, Archivierungsprozesse usw.
3. Archiv-Kanal einrichten: In jedem Arbeitsbereich sollte ein Kanal «Archiv» eingerichtet werden, in den die dafür verantwortliche Person ein- oder zweimal pro Jahr die Ordner und Dokumente verschiebt, die im Arbeitsbereich niemand mehr braucht.
4. Verständnis fördern: Die Mitarbeitenden sollten geschult werden, um ihr Verständnis für die neuen Prozesse und Arbeitsweisen zu fördern.
Moderne Datenablage als Grundlage für KI-Assistenten
Entscheiden sich Unternehmen, eine moderne Datenablage einzuführen, schaffen sie auch die Grundlage für die Nutzung von KI-Assistenten – wie Microsoft Copilot. Diese Technologien haben das Potenzial, die Arbeitsweise in Unternehmen grundlegend zu verändern, indem sie Routineaufgaben automatisieren, beim Schreiben unterstützen oder Kalkulationen durchführen. «Ohne eine moderne, aufgeräumte und zugängliche Datenablage sind solche KI-Assistenten kaum brauchbar», erklärt Michael Wenger.
Die moderne Datenablage ermöglicht es KI-Assistenten, auf eine breite Datenbasis zuzugreifen und relevante Inhalte schnell zu identifizieren und zu nutzen. Dies eröffnet neue Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern. Die Kombination aus moderner Datenablage und KI-Assistent kann somit als Katalysator für die digitale Transformation und als Schlüsselfaktor für den Erfolg eines Unternehmens angesehen werden.
Möchten auch Sie ein dynamisches und ortsunabhängiges Arbeiten fördern? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um auf eine moderne Datenablage umzusteigen.
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