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InfoHub: Ihr Intranet mit Microsoft 365

Mit einem Intranet geben Sie Ihren Mitarbeitenden einen zentralen Einstieg in den Arbeitsalltag. Ob Unternehmensnews, anstehende Termine oder wichtige Links und Dokumente – Sie finden alles zentral an einem Ort.

Die Basis dafür ist in vielen Unternehmen bereits vorhanden: Microsoft 365. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie daraus mit vorbereiteten Layouts und Ihren Unternehmensfarben ein Intranet schaffen, das informiert und die tägliche Zusammenarbeit erleichtert.

• Direkt zu
• News, Termine und Wissen an einem Ort
• Am Arbeitsplatz und unterwegs erreichbar
• Leistungsumfang zum Start

Wo finde ich die aktuelle Präsentationsvorlage? Wann findet das Sommerfest statt? Und welche Unterlagen benötigen neue Mitarbeitende in ihrer ersten Woche? Solche Fragen gehören zum Arbeitsalltag. Sind Informationen auf verschiedene Ablagen, E-Mails und Anwendungen verteilt, entstehen Suchaufwand und wiederkehrende Rückfragen. Besonders bei mehreren Standorten oder im Homeoffice fehlt häufig ein gemeinsamer Ort, an dem wichtige Informationen zusammenkommen.

Ein Intranet schafft dafür einen zentralen Einstieg: Ihre Mitarbeitenden finden Neuigkeiten, Veranstaltungen, wichtige Dokumente und Links an einem gemeinsamen Ort – im Büro, im Homeoffice und an verschiedenen Standorten.

arcade empfiehlt dafür den InfoHub auf Basis von Microsoft SharePoint Online. Er integriert sich in Ihre bestehende Microsoft 365 Umgebung, sodass Sie keine separate Intranet-Plattform einführen müssen. Bereits in SharePoint vorhandene Dokumente und Neuigkeiten lassen sich gezielt einbinden und automatisch aktuell anzeigen, Inhalte müssen dadurch nicht doppelt erfasst und gepflegt werden.

Holen Sie mehr aus Ihren bestehenden Microsoft 365 Lizenzen

Viele Unternehmen verfügen mit Microsoft 365 bereits über die technische Grundlage für ein Intranet. Wenn Ihre Lizenzen SharePoint Online und die benötigten Dienste enthalten, können Sie diese für den InfoHub nutzen.

Das Starterkit von arcade setzt auf Standardfunktionen von Microsoft. Dadurch bleibt der Einführungsaufwand überschaubar und für die enthaltenen SharePoint-Standardbausteine sind keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich. Individuelle Erweiterungen werden separat betrachtet.

Vorbereitete Layouts erleichtern den Aufbau. In einem 2-stündigen Workshop klären wir gemeinsam, welche Funktionen Sie benötigen und welche Informationen für Ihre Mitarbeitenden besonders wichtig sind. Anschliessend richtet arcade den InfoHub ein und passt ihn an Ihren Unternehmensauftritt an.

News, Termine und Wissen zentral an einem Ort

Der InfoHub lässt sich mit unterschiedlichen Bausteinen ausstatten. Für den einfachen und raschen Einstieg stehen Ihnen unter anderem diese Möglichkeiten zur Verfügung:

• Unternehmensnews: Neuigkeiten aus der Organisation veröffentlichen – mit einer Vorlage für Beiträge.
• Veranstaltungen: Sommerfest, Weihnachtsessen, Messebesuche oder interne Informationsveranstaltungen mit den relevanten Details und Teilnehmenden ankündigen.
• Wichtige Links: Häufig genutzte Anwendungen, interne Anlaufstellen oder das Notfallkonzept direkt erreichbar machen.
• Medien und Vorlagen: Zugang zu Logos, Bildern, Sprachregelungen und Dokumentvorlagen bündeln.
• Dokumente: Allgemeine Unterlagen wie das Mitarbeiterhandbuch zentral bereitstellen.
• Mitarbeiter-Übersicht: Personen und ihre Angaben über eine übersichtliche Liste auffindbar machen.
• Vision und Strategie: Eine vorbereitete Inhaltsseite nutzen, um Orientierung über Ziele und Ausrichtung des Unternehmens zu geben.
• Ideen und Verbesserungsvorschläge: Rückmeldungen über eine Vorlage mit Microsoft Forms aufnehmen.
• Zuletzt verwendete Dokumente: Mitarbeitenden einen persönlichen Einstieg in ihre zuletzt genutzten Unterlagen ermöglichen.

So entsteht eine Anlaufstelle, die aktuelle Kommunikation und praktische Arbeitsmittel miteinander verbindet.

Interne Kommunikation gemeinsam gestalten

Für Marketing, Unternehmenskommunikation und HR bietet der InfoHub einen gemeinsamen Ort, um Mitarbeitende zu informieren. Beiträge bleiben auffindbar und können auch später nachgelesen werden. Wer Inhalte erstellen und bearbeiten darf, wird über die Berechtigungen geregelt. Das Starterkit umfasst ein Standardkonzept mit Administratoren, Mitgliedern und Besuchern. Damit der InfoHub im Alltag hilfreich bleibt, sollten Sie intern festlegen, wer News veröffentlicht, Links pflegt und Unterlagen aktuell hält. Ein weiterführendes Kommunikationskonzept oder eine dezentrale News-Strategie kann bei Bedarf separat erarbeitet werden.

Auch das Onboarding profitiert: Neue Mitarbeitende erhalten einen zentralen Einstieg zu wichtigen Unterlagen, Ansprechpersonen und Informationen über das Unternehmen.

Am Arbeitsplatz und unterwegs erreichbar

Ob Desktopcomputer, Laptop, Tablet oder Smartphone: Die modernen SharePoint-Seiten passen ihre Darstellung an unterschiedliche Bildschirmgrössen an. So bleiben Informationen auch auf kleineren Geräten übersichtlich zugänglich. Zum Starterkit gehört zudem die Einbindung des InfoHubs als App in Microsoft Teams. Ihre Mitarbeitenden können damit auch über Teams auf das Intranet zugreifen und wichtige Informationen in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung erreichen.

Ein klarer Leistungsumfang für Ihren Start

Das InfoHub Starterkit begleitet Sie von der Auswahl der Funktionen bis zur selbstständigen Inhaltspflege. Enthalten sind:

• Zweistündiger Workshop: Vorstellung der Funktionen und Aufnahme Ihrer Anforderungen.
• Einrichtung und Aufschaltung: Bereitstellung des InfoHubs inklusive Einbindung als App in Microsoft Teams.
• Branding: Anpassung an Ihre Unternehmensvorgaben wie Schriften und Farben über das SharePoint-Brandingcenter.
• Berechtigungen: Einrichtung des Standardkonzepts für Administratoren, Mitglieder und Besucher.
• Schulung: Einführung in die Bewirtschaftung des InfoHubs.

Ihre Inhalte erstellen Sie selbst. Auf Wunsch unterstützt arcade Sie dabei nach Aufwand. Zusätzliche Schulungen, individuelle Anpassungen und Weiterentwicklungen können ebenfalls ergänzt werden.

Warum den InfoHub mit arcade einführen?

Als Microsoft Solutions Partner für Modern Work verbindet arcade Know-how in Microsoft 365 mit Erfahrung in Zusammenarbeit und Zugriffsmanagement. Wir richten den InfoHub innerhalb Ihrer bestehenden Microsoft 365 Umgebung ein und verbinden ihn mit Microsoft Teams.

• Einfacher Einstieg mit vorbereiteten Bausteinen: Vorlagen und Standardfunktionen erleichtern die Einführung. Der definierte Leistungsumfang macht nachvollziehbar, welche Unterstützung Sie für Ihren Start erhalten.
• Schulung Ihrer Mitarbeitenden: Die enthaltene Schulung bereitet die zuständigen Personen auf die Bewirtschaftung vor. So können Sie Neuigkeiten und Inhalte anschliessend selbst erstellen und aktualisieren.
• Schrittweise erweiterbar: Sie starten mit den Funktionen, die Ihrem Unternehmen heute helfen. Zusätzliche Anforderungen lassen sich später durch weitere Standardbausteine oder individuelle Erweiterungen nach Aufwand ergänzen.