Microsoft SharePoint für die digitale Zusammenarbeit
Dokumente suchen, Dateiversionen vergleichen, Informationen weiterleiten: Das kostet im Arbeitsalltag Zeit. Mit SharePoint Online schaffen Sie einen zentralen Ort für Dokumente, Wissen und interne Kommunikation.
arcade plant und strukturiert Ihre SharePoint-Umgebung so, dass Mitarbeitende relevante Inhalte finden, Dokumente gemeinsam bearbeiten und Informationen gezielt teilen können – mit klaren Zugriffsrechten und direkt integriert in Ihre Microsoft 365 Umgebung.
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Dokumente gemeinsam bearbeiten statt mehrfach ablegen
Eine Vorlage im Laufwerk, eine überarbeitete Fassung im E-Mail-Anhang und eine weitere Version in Teams: Schnell wird unklar, welches Dokument aktuell ist.
Mit SharePoint Online arbeitet Ihr Team an einer zentral abgelegten Datei. Dokumente stehen den berechtigten Personen zur Verfügung und lassen sich direkt mit Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten.
Mehrere Mitarbeitende können unterstützte Dokumente gleichzeitig bearbeiten. Das reduziert den Versand von Anhängen und erleichtert die Abstimmung.
Die Versionshistorie macht frühere Bearbeitungsstände nachvollziehbar. Bei Bedarf lassen sich vorherige Dateiversionen wiederherstellen.
Sie legen fest, wer Dokumente lesen oder bearbeiten darf. Bei Bedarf können auch externe Partner Zugriff erhalten – im Rahmen Ihrer Freigaberichtlinien.
SharePoint und Teams ergänzen sich: Dateien von Teams Kanälen werden in SharePoint gespeichert, während Ihr Team sich in Teams per Chat oder Besprechung dazu austauscht.
Eine klare Struktur schafft Übersicht
Eine zentrale Ablage allein sorgt noch nicht für Ordnung. Entscheidend ist, wie Dokumente, Informationen und Zugriffsrechte organisiert sind. arcade plant Ihre SharePoint-Umgebung entlang Ihrer Abteilungen, Teams und Projekte – mit übersichtlichen Bereichen und klaren Zuständigkeiten.
Vertrauliche Inhalte erhalten eigene, geschützte Bereiche. Zugriffsrechte werden möglichst über Gruppen verwaltet, damit nachvollziehbar bleibt, wer welche Inhalte lesen oder bearbeiten darf.
Bei Bedarf verbinden Hub-Sites die Bereiche über eine gemeinsame Navigation und Suche. Die Zugriffsrechte der einzelnen Bereiche bleiben dabei massgebend. So könnte die Struktur in Ihrem Unternehmen aussehen:
Ordner und Kategorien schaffen Übersicht, während definierte Zugriffsrechte regeln, wer Inhalte lesen oder bearbeiten darf.
Der InfoHub: Ein zentraler Ort für Ihre interne Kommunikation
Der InfoHub ist ein von arcade konfiguriertes Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint Online. Vorgefertigte Aufbauvorlagen erleichtern Ihnen den Einstieg. Wir passen Struktur und Gestaltung an Ihr Unternehmen an und setzen individuelle Anforderungen mit ergänzenden Lösungen und Low-Code-Erweiterungen um.
Unternehmensnews, Veranstaltungen, Wissen und wichtige Links können zentral vom Marketing bereitgestellt werden. So erhalten Mitarbeitende über Abteilungen und Standorte hinweg Zugang zu relevanten Informationen – auch im Homeoffice.
Stellen Sie Neuigkeiten und Informationen zu Veranstaltungen zentral bereit. So können Mitarbeitende aktuelle Beiträge und frühere Informationen an einem gemeinsamen Ort nachlesen.
Bündeln Sie Anleitungen, Dokumentationen und häufig benötigte Unterlagen. Das erleichtert die Orientierung und reduziert wiederkehrende Rückfragen.
Bündeln Sie Links zu häufig genutzten Werkzeugen und Anwendungen im InfoHub. So erreichen Mitarbeitende wichtige Arbeitsmittel von einem zentralen Einstieg aus.
Mit der integrierten SharePoint-Suche finden Mitarbeitende relevante Inhalte und Dokumente, für die sie eine Zugriffsberechtigung haben.
So könnte Ihr InfoHub aussehen: Unternehmensnews, Veranstaltungen und wichtige Links übersichtlich auf einer Startseite – gestaltet in Ihrem Unternehmensauftritt.
Ihr Microsoft-Partner für eine durchdachte SharePoint-Umgebung
arcade ist Microsoft Solutions Partner für Security und Modern Work und pflegt eine langjährige Zusammenarbeit mit Microsoft. Diese Kompetenz bringen wir in die Planung Ihrer SharePoint-Umgebung ein: für eine übersichtliche Dokumentenablage, klare Zugriffsrechte und eine Zusammenarbeit, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Wir betrachten SharePoint im Zusammenspiel mit Microsoft Teams und Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung. Gemeinsam klären wir, wie Ihre Mitarbeitenden zusammenarbeiten und wie Informationen im Unternehmen bereitgestellt werden sollen.
Wie soll Ihre SharePoint-Umgebung aussehen?
Sie möchten SharePoint einführen oder eine bestehende Umgebung besser strukturieren? Besprechen Sie mit uns Ihre aktuelle Ablage, die benötigten Zugriffsrechte und Ihre Anforderungen an die interne Kommunikation. Gemeinsam klären wir, welche nächsten Schritte für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
SharePoint-Beratung anfragenHäufige Fragen zu SharePoint und dem InfoHub
Wie ergänzt SharePoint Microsoft Teams? Kann es den Fileserver ersetzen? Und welche Lizenzen benötigen Sie für den InfoHub? Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zur Einführung und Nutzung.
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und Microsoft Teams?
SharePoint organisiert Dokumente und Informationen. Teams ergänzt die Zusammenarbeit um Chat und Besprechungen. Wenn Sie in Teams Dateien in Kanälen ablegen, werden diese im Hintergrund in SharePoint gespeichert.
Kann SharePoint den Fileserver ersetzen?
Für viele gemeinsam genutzte Office-Dokumente ist SharePoint eine geeignete Lösung. Ob sich Ihre gesamte Dateiablage dafür eignet, hängt unter anderem von Dateitypen, Datenmengen und Anwendungen ab. Deshalb sollte vor einer Umstellung geprüft werden, welche Inhalte nach SharePoint gehören.
Können externe Partner auf SharePoint mitarbeiten?
Ja. Dokumente und Projektbereiche können für externe Personen freigegeben werden, sofern Ihre Unternehmensrichtlinien dies erlauben. Dabei wird festgelegt, welche Inhalte zugänglich sind und welche Bearbeitungsrechte bestehen.
Benötigt man für den InfoHub zusätzliche Lizenzen?
SharePoint Online ist in vielen Microsoft-365-Abonnements enthalten. Ob zusätzliche Lizenzen erforderlich sind, hängt von Ihrem bestehenden Abonnement und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Gerne klären wir dies für Sie ab.
Lässt sich der InfoHub an unseren Unternehmensauftritt anpassen?
Ja. Der InfoHub lässt sich mit Ihren Unternehmensfarben gestalten. Inhalte und Navigation werden so strukturiert, dass Ihre Mitarbeitenden Neuigkeiten, Unterlagen und wichtige Links übersichtlich erreichen. Zusätzliche Bereiche können bei wachsendem Bedarf ergänzt werden.
