E-Mails sicher archivieren und schnell wiederfinden
Mit E-Mail-Archivierung werden alle ein- und ausgehenden Microsoft-365-E-Mails automatisch und zentral archiviert. Nachrichten und Anhänge bleiben unabhängig vom persönlichen Postfach verfügbar und lassen sich direkt aus Outlook, über eine Web-Applikation oder den MailStore-Client durchsuchen.
Die Archivierungsumgebung wird in den arcade Datacentern in Luzern betrieben und unterstützt Sie dabei, geschäftliche Kommunikation nachvollziehbar und nach definierten Aufbewahrungsfristen aufzubewahren.
- Datenhaltung im Datacenter in Luzerner
- Rechtskonforme Archivierung nach Schweizer Datenschutz
- Rasches Finden und Wiederherstellen von E-Mails
Microsoft 365 speichert E-Mails – ersetzt aber nicht automatisch eine strukturierte Archivierung.
E-Mails enthalten Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, Absprachen und geschäftsrelevante Entscheidungen. Trotzdem liegen diese Informationen häufig verteilt in persönlichen Postfächern. Nachrichten werden gelöscht, Mitarbeitende verlassen das Unternehmen oder ältere Korrespondenzen sind nur mit grossem Aufwand auffindbar. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz.
Ihre Vorteile mit E-Mail-Archivierung:
- Geschäftliche Kommunikation zentral aufbewahren: E-Mails werden automatisiert archiviert und bleiben unabhängig vom persönlichen Postfach erhalten.
- Nachrichten und Anhänge schneller finden: Leistungsfähige Suchfunktionen ermöglichen den gezielten Zugriff auf frühere Korrespondenzen.
- Aufbewahrung nachvollziehbar organisieren: Flexible Fristen und zentrale Zugriffsrechte schaffen eine klare Grundlage für interne und regulatorische Anforderungen.
So funktioniert die E-Mail-Archivierung
Die Archivierung wird direkt mit Ihrer Microsoft-365-Umgebung verbunden. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch und vollständig in das zentrale Archiv übernommen und in den arcade Datacentern in Luzern gespeichert.
Archivierte Nachrichten und Anhänge bleiben auch dann verfügbar, wenn sie später aus dem persönlichen Postfach gelöscht werden. Dank leistungsfähiger Suchfunktionen finden Mitarbeitende benötigte E-Mails schnell wieder – direkt in Outlook, über die Web-Applikation oder den MailStore Client. Die Anmeldung erfolgt einfach per Single Sign-on mit Microsoft 365. Optional kann der Zugriff zusätzlich mit Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden.
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Bewährte E-Mail-Archivierung mit MailStore
arcade setzt für die zentrale E-Mail-Archivierung auf MailStore. Die Lösung verbindet eine automatisierte Aufbewahrung mit leistungsfähiger Suche und mehreren Zugriffsmöglichkeiten.
Integration in Microsoft 365
Wir binden MailStore in Ihre bestehende Microsoft-365-Exchange-Online-Umgebung ein.
Einrichtung der Archivierung
Archivierungsquellen, Benutzer, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsregeln werden nach den vereinbarten Anforderungen konfiguriert.
Betrieb und Backup
arcade betreibt die Archivierungslösung inklusive Basis-Betriebssystem und Backup.
Support und Weiterentwicklung
Wir unterstützen Sie bei technischen Fragen, Anpassungen und veränderten Anforderungen.
E-Mail-Archivierung mit MailStore
Automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden Microsoft-365-E-Mails mit Betrieb in den arcade Datacentern in Luzern.
Enthalten:
- Basis-Setup der Archivierungslösung
- Betrieb inklusive Basis-Betriebssystem & Basis Support
- Backup der Archivierungsumgebung
- Zugriff über Outlook, Web-Applikation oder Client
- Flexibel definierbare Aufbewahrungsfrist
- Leistungszusicherung von 99,5 %
Einmalige Aufschaltung: CHF 1’750.–
Offerte anfordernSpezifikationen
Die Aufschaltung umfasst das Basis-Setup. Die Migration bestehender Postfächer und historischer E-Mail-Daten wird nach Aufwand verrechnet.
– Voraussetzung: Microsoft 365 Exchange Online
– Aufbewahrungsfrist: Die Aufbewahrungsfrist kann flexibel nach Wunsch eingestellt werden. Das kann zum Beispiel eine Compliance-Policy für die Aufbewahrung von mindestens 10 Jahren sein.
– Einschränkungen: Die E-Mail-Archivierung und die Archiv-Lizenzen bleiben bis zum Erreichen der Aufbewahrungsfrist bestehen, selbst wenn betroffene User aus dem Unternehmen ausscheiden und das M365 Konto gelöscht wird.
– Datenspeicherung: Datenauslagerung in die Datacenter von arcade in Luzern
– Leistungsgrenzen: In der Aufschaltung ist das Basis-Setup inkludiert. Die Migration der Postfächer in die Lösung erfolgt nach Aufwand und ist stark von Anzahl und individueller Grösse abhängig.
– Laufzeit: Befristet, 12 Monate, danach automatische jährliche Lizenzerneuerung
alle Preise in CHF exkl. MWST
In vier Schritten zur zentralen E-Mail-Archivierung
1. Ausgangslage & Anforderungen klären
Wir analysieren Ihre Microsoft 365 Umgebung, die Anzahl Archive, bestehende Datenbestände und die gewünschten Aufbewahrungsregeln.
2. Archivierung konzipieren
Archivierungsquellen, Zugriffsrechte, Fristen und technische Integration werden definiert.
3. MailStore einrichten
Die Archivierung wird bereitgestellt, mit Microsoft 365 verbunden und getestet.
4. Archivierung aktivieren
Nach erfolgreicher Prüfung startet die automatische Archivierung. Ihre Mitarbeitenden erhalten Zugriff auf die für sie freigegebenen Nachrichten.
Geschäftliche Kommunikation unter Schweizer Kontrolle
E-Mail-Archive enthalten sensible Unternehmensinformationen: Verträge, Kundendaten, Finanzunterlagen und vertrauliche Absprachen. arcade betreibt die Archivierungsumgebung in den eigenen Datacentern in Luzern.
Die Lösung unterstützt eine nachvollziehbare und revisionsorientierte Archivierung. Die konkrete rechtliche und organisatorische Umsetzung hängt zusätzlich von Ihren Aufbewahrungsfristen, Berechtigungen und internen Prozessen ab.
Wie schnell finden Sie eine geschäftliche E-Mail von vor drei Jahren?
Wir prüfen Ihre bestehende Microsoft 365 Umgebung, die Anzahl Archive und Ihre gewünschten Aufbewahrungsregeln. Anschliessend zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre geschäftliche Kommunikation mit MailStore zentral archivieren und einfach zugänglich machen. Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne.
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